תפריט
בעבודתי עם אנשי עסקים – אני נתקלת לא פעם באנשים משכילים, טובים מצליחים, מוצלחים ונפלאים המתקשים לנהל את הזמן שלהם.
אחת התלונות השכיחות שאני שומעת הינה : אין לי מספיק זמן, אני לא מספיק, אם רק היו לי עוד 2/4/6/8 שעות ביממה…
אז כיצד להוסיף שעות ביממה אינני יודעת, אך איך לנצל שעות אלו טוב יותר אני יכולה לנסות ללמד טכניקה יעילה לניהול זמן:
תכנון שבועי על פי דחיפות וחשיבות משימות[i]
דמיינו לעצמכם מערכת צירים. הציר האנכי הינו ציר החשיבות והציר האנכי הינו ציר הדחיפות.
כל משימות החיים יושבות על מערכת צירים זו, ציר החשיבות מגדיר האם המשימה חשובה (עבורי) או לא, והציר הדחיפות מגדיר האם משימה דחופה מבחינתי או לא.
ועכשיו ליישום:
הכינו רשימה מפורטת של כל המשימות/פעילויות/ מטלות שלכם
עבור כל אחת מהן הגדירו האם היא דחופה או לא והאם היא חשובה (לכם) או לא
התחילו לבנות את התוכנית השבועית
שבצו תחילה מטלות/ משימות קבועות שלא ניתנות לשינוי (הסעת הילדים לגן בבוקר, ישיבה קבועה בעבודה, קבלת קהל אצל ספקים,…)
שבצו את המשימות הדחופות חשובות
שבצו 2-3 מטלות חשובות ולא דחופות (את הנותרות העבירו לשבועות הבאים)
שבצו/ הקצו זמן למשימות לא דחופות ולא חשובות
הזמן שנותר מיועד למשימות שאתם הגדרתם כדחופות אך לא חשובות
טיפים נוספים לניהול זמן יעיל:
מקבצי משימות – קבצו משימות דומות לאותו זמן. משימות רבות דורשות תנאים מסוימים (מחשבתיים/ פיזיים לוקח זמן להיכנס לאווירה/ להכין/ להתכונן/ לסדר) , רכזו משימות בעלות אופי דומה לעשייה מרוכזת.
מזעור משימות יומי, הגדירו מספר משימות יומי נמוך וריאלי שתוכלו לעמוד בו
פריטה לתתי משימות – כמה שהמשימה תהיה יותר ברורה ופשוטה – כך יגדל הסיכוי שתעשו אותה.
התמקדות במשימה אחת בכל פעם – סיימו משימה אחת ורק אז עברו לשנייה. על תתפתו לעבוד על מספר משימות במקביל – נותן תחושה של עשייה אך הרבה פעמים
מפריע ליעילות ולסיום המשימות
לעובדים מהבית – הגדרת זמן "סידור וניקיון" קבוע ומוגדר
סגירת מסיחים בזמן העבודה, בזמן העבודה סגרו פייסבוק, הודעות קופצות של מיילים, התרעות סמסים וכו'
עבודה באזור חסר גירויים/ לא באזור הנוחות
בתכנון הזמן חשוב לקחת בחשבון זמני נסיעות, פקקים, תורים וכו
טכניקה זו אינה טבעית ודורשת זמן ומאמץ בפעמים הראשונות, אך ככל שתרבו להשתמש בה, כך תאמצו שיטת חשיבה ועבודה זו ותגלו כי 24 שעות ביממה בהחלט מספיקות!
בהצלחה !!